Appel à Manifestation d’Intérêt
“Organisation d’un événement régional structurant sur la thématique du NewSpace”
Date limite de candidature : 15 mars 2024
Les réponses à cet AMI devront être envoyées à loic.chanvillard@safecluster.com et eleonora.gorobivschi@safecluster.com
Définition : « Le NewSpace désigne l’écosystème industriel du secteur spatial, issu de son ouverture à une génération d’entrepreneurs, venus de secteurs concurrentiels, de l’utilisation de technologies de rupture et de process innovants, de l’introduction de modèles d’affaires reposant notamment sur une plus forte acceptation des risques, du redéploiement de la chaîne de valeur des activités spatiales vers des marchés liés à la commercialisation de services. »
Contexte
Les 2 premières éditions de cet événement ont été coorganisées le 15 novembre 2022 et 7 novembre 2023 par le pôle SAFE en partenariat avec un acteur emblématique de son réseau. Cet événement s’inscrit dans le cadre d’une action de développement de la filière spatiale régionale portée par le pôle SAFE et soutenue par la Région Sud. Cette action affiche un objectif général de référencement de structuration et développement de l’écosystème régional en lien avec l’activité NewSpace, en parfaite collaboration et complémentarité avec les autres écosystèmes français et européens.
Le pôle SAFE et la Région Sud souhaitent renouveler cet événement en 2024, ainsi que le modèle d’organisation et portage par un acteur clé de la filière, situé en Région Sud.
Le présent appel à manifestation d’intérêt (AMI) vise à préciser les conditions de candidature et les attentes en matière d’organisation. L’organisateur sera sélectionné parmi ces candidats dans le cadre de la Cellule Régionale Espace[1] (CRE) sur la base des propositions reçues.
Cahier des charges
Il est recherché une personne morale souhaitant héberger et/ou coorganiser avec le pôle SAFE un événement d’une journée autour de cette thématique.
La structure candidate doit :
- être un acteur régional clé reconnu en lien direct avec la filière spatiale ;
- avoir un établissement d’au moins 50 personnes basé en région Sud ;
- posséder, ou proposer un accès à titre gratuit via un partenariat, des infrastructures en capacité d’héberger un événement d’au minimum 120 personnes (souhaitable : 150 personnes) ;
- avoir une activité en lien évident avec le NewSpace (spatial, digital, services, applications…) ;
- être en capacité d’assurer, par ses propres moyens, la logistique locale de l’événement : accueil, projections, sonorisation, espace de restauration et d’accueil des prestataires de restauration …
La structure peut être :
- un grand groupe ;
- une PME/ETI ;
- un institut de recherche ou une structure d’enseignement supérieur ;
- une association, fondation ou agence.
La participation du candidat au comité d’organisation (aspects pratiques et logistiques) est requise.
Sa participation au comité de programmation (contenu de la journée) est souhaitée mais en aucun cas imposée.
Dossier de candidature
Le dossier de candidature doit comporter les sections suivantes :
- un descriptif rapide des activités de la structure candidate en lien avec le NewSpace ;
- un descriptif du site, des infrastructures ainsi que des moyens matériels et humains d’organisation en rapport avec le cahier des charges ;
- si une participation au comité de programmation est souhaitée : une proposition de contenu d’animation ;
- quelques propositions de dates (ou semaines) de programmations envisageables :
- entre le lundi 4 le vendredi 15 novembre 2024
ou
- entre le lundi 25 novembre et le vendredi 13 décembre 2024[2].
Critères de sélection
La qualité de la candidature sera jugée sur tout ou partie selon le type de réponse :
- son adéquation générale avec le cahier des charges ;
- le dynamisme de la structure candidate sur le NewSpace ;
- sa capacité et son expérience à organiser des événements de ce type ;
- le potentiel de structuration au niveau régional des éléments de programme proposés ;
- le caractère emblématique du site proposé ;
- la qualité et l’environnement des infrastructures ;
- l’environnement, le caractère agréable et convivial du site ;
- la facilité d’accès et de stationnement du site : capacité de stationnement, accès en transports individuel et collectifs, capacité d’hébergement à proximité.
La sélection sur dossier peut éventuellement être complétée par un entretien en présentiel ou en visioconférence.
Mise en œuvre
La consolidation du contenu, du déroulé et des intervenants de l’événement sera confié à un comité de pilotage sur la base de la proposition retenue. La structure retenue sera intégrée à ce comité aux côtés du pôle SAFE, de la Région Sud et d’autres structures de références. Une visibilité sera donnée à la Région Sud, qui soutient cet événement. L’événement sera organisé avec le soutien et la labellisation du collectif des « Assises du NewSpace »[3].
L’événement s’inscrit également comme une action « ConnectByCNES » déployée par sa plateforme régionale[4].
D’autres labellisations ou affichages de partenariats pourront être proposés entre la sélection de l’organisateur et l’organisation de
Conditions d’organisation dans le cadre de l’action SAFE-Région Sud
L’ensemble des coûts de logistiques associés à l’événement sont à la charge du candidat sélectionné.
Sont assurés directement ou pris en charge financièrement par le pôle SAFE :
- l’animation de la journée, qui peut être indifféremment effectuée en binôme SAFE-Organisateur ou prise en charge exclusivement par le pôle et ses partenaires ;
- la promotion de l’événement et la communication ainsi que la diffusion des invitations vers les réseaux pertinents ;
- tout ou partie des frais de restauration ou autres éventuels coûts marginaux.
Dans sa proposition, le candidat précisera le périmètre de ses prestations et le budget prévisionnel (achats externes ou coûts internes).
NB : à titre indicatif, le coût total pris en charge par l’organisateur pour la première édition en 2022 a été valorisé pour un total de 22,7 k€ , dont 7,4 k€ d’achats et 15,3 k€ de coûts internes.
[1] Comité bimestriel animé par le pôle SAFE réunissant les institutions suivantes : Région Sud, DREETS, DGA, DRARI, CNES, Commandement de l’Espace et GIFAS.
[2] La semaine du 18 novembre n’est pas éligible en raison de la programmation de SpaceTech Expo Europe
[3] https://lesassisesdunewspace.org/
[4] https://www.connectbycnes.fr/plateforme-regionale-sud